Privacybeleid

Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens basisscholenapeldoorn.nl verzamelt en gebruikt en met welk doel we dat doen. Wij raden je aan deze verklaring zorgvuldig te lezen. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 23 juni 2022. Wij respecteren je privacy en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je aan ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op een wijze, die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt.

Hoe lang worden gegevens bewaard?

Basisscholenapeldoorn.nl bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld of waartoe wij verplicht worden volgens de wet. Momenteel zijn er geen andere formulieren dan het aanmeldformulier nieuwe leerling aanwezig. Deze gegevens worden niet binnen de website bewaard maar doorgestuurd aan Scholenring en de school van je keuze. Meer informatie hierover kun je krijgen bij onze helpdesk. Ook als je gegevens wilt inzien, aanpassen of verwijderen kunt je hier terecht.

Waarom we gegevens nodig hebben

Basisscholenapeldoorn.nl verwerkt persoonsgegevens van leerlingen, ouders/verzorgers voor inschrijven van leerlingen voor het primair onderwijs.
Verder verwerken we geanonimiseerde bezoekersstatistieken en IP-adressen om er voor te zorgen dat onze websites goed functioneren en te beschermen tegen kwaadwillenden.
We verwerken persoonsgegevens onder andere op grond van de wettelijke verplichting waaraan wij moeten voldoen, deze is omschreven in de Wet op het primair onderwijs en de Wet op het voortgezet onderwijs.

Cookies en soortgelijke technieken

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. Via dit tekstbestand worden gegevens, soms persoonsgegevens, opgeslagen of geraadpleegd. Aan de hand van deze (persoons)gegevens kun je bij een later bezoek worden herkend.
JavaScripts en web beacons zijn voorbeelden van soortgelijke technieken, die samen met cookies zorgen dat een systeem informatie kan verzamelen (JavaScripts), deze in kleine, eenvoudige tekstbestandjes kan opslaan (cookies) en vervolgens kan versturen (web beacons). Al deze technieken noemen we samen ‘cookies en soortgelijke technieken’ (verder: ‘cookies’).

Basisscholenapeldoorn.nl gebruikt alleen functionele en analytische cookies. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en het gebruiksgemak. Je kan je afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Zie bijvoorbeeld deze toelichting door de Consumentenbond voor uitleg. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van jouw browser verwijderen.

Advertentie of tracking cookies

Op deze website worden geen advertentie of tracking cookies geplaatst.

Hoe gaat het Toelatingsbeleid Apeldoorn om met persoonsgegevens

Gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken: De besturen van onderwijsinstellingen Leerplein055, PCBO Apeldoorn en de Veluwse Onderwijsgroep vertegenwoordigd door de voorzitter van de stuurgroep-Toelatingsbeleid Apeldoorn:

Contactgegevens:
E-mailadres: bestuurssecretariaat@pcboapeldoorn.nl
Telefoon: 055 – 527 72 78
Postbus 328, 7300 AH Apeldoorn
Jean Monnetpark 27, 7336 BA Apeldoorn

Functionaris voor Gegevensbescherming (FG):
Contactgegevens: Mr. A.C.M. (Sander) van de Molen CIPP/E
E-mailadres: sander@privacyteam.nl
Telefoon FG: 06 – 51 61 6100
De FG is extern

Sinds 2022 is in Apeldoorn een stedelijk toelatingsbeleid voor de basisscholen van toepassing. De
besturen van de deelnemende basisscholen werken samen ten behoeve van de uitvoering van een
uniforme regeling voor het aanmelden en inschrijven van vierjarigen. Voor het aanmelden en
inschrijven van vierjarigen is het noodzakelijk om persoonsgegevens van betrokkenen te verwerken.
De schoolbesturen verwerken persoonsgegevens van o.a. leerlingen en ouders/wettelijk
vertegenwoordiger.

De schoolbesturen vinden een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en zijn zich
bewust van de privacywetgeving, zoals de AVG, de Uitvoeringswet AVG en specifieke
onderwijswetgeving. De gezamenlijke schoolbesturen zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig
omgaan met de persoonsgegevens van u en uw kind. In deze privacyverklaring leggen wij u graag uit
hoe wij met de persoonsgegevens van u en uw kind omgaan.
Waarom verwerken wij gegevens van uw kind

De besturen van de basisscholen hanteren in het kader van een taak van algemeen belang een
gezamenlijk en uniform toelatingsbeleid voor toekomstige vierjarigen in Apeldoorn. Bij de uitvoering
van het toelatingsbeleid worden persoonsgegevens verwerkt in de webapplicatie ScholenringApeldoorn.
Ouders worden gevraagd om d.m.v. een papieren of online aanmeldformulier persoonsgegevens in
te vullen. Deze persoonsgegevens zullen vervolgens worden verwerkt in de webapplicatie
Scholenring-Apeldoorn. Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de registratie van de
aanmelding en om het plaatsingsproces uit te voeren. Deze gegevens worden uitsluitend voor dit
doel gebruikt.

De doelstelling van dit toelatingsbeleid is: een uniform toelatingsbeleid uitvoeren voor de plaatsing
van vierjarigen op een basisschool in de gemeente Apeldoorn.
De uitgangspunten van dit toelatingsbeleid zijn:
• Informatie voor ouders eenduidig, uniform en makkelijk vindbaar;
• Keuzevrijheid van ouders wordt zoveel mogelijk gegarandeerd;
• Rechtsgelijkheid is gegarandeerd, zodat kinderen onder gelijke omstandigheden een gelijke
kans op een plaats hebben;
• Besturen en gemeente krijgen inzicht in de benodigde capaciteit;
• Het aanmelden, plaatsen en inschrijven verloopt bij elke basisschool in Apeldoorn op
dezelfde wijze;
• Voorkomen van dubbele aanmeldingen.

Welke gegevens verwerken wij van uw kind

Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als
ouders/wettelijke vertegenwoordigers hebben gekregen d.m.v. het papieren aanmeldformulier of
online aanmeldformulier. De voorgedrukte persoonsgegevens op het papieren aanmeldformulier dat
u ontvangt hebben wij verkregen via de gemeente Apeldoorn. De schoolbesturen verwerken in het
kader van het toelatingsbeleid de volgende persoonsgegevens:
Persoonsgegevens van het kind, te weten:
• Voor- en achternaam kind
• Woonadres (straat, huisnummer, postcode en woonplaats)
• Geboortedatum kind
• Geslacht
Persoonsgegevens van de ouder(s)/verzorger(s), te weten:
• Aanhef (de heer/mevrouw/familie)
• Voorletter(s)
• Achternaam
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Woonadres (indien afwijkend)
Overige gegevens:
• of al een oudere broer/zus van het kind op school zit, en indien hiervan sprake is, naam en
geboortedatum broer/zus;
• of het kind beschikt over een schriftelijke toezegging voor een plaats op de school van eerste
voorkeur. (Incl. hiervoor het bewijs.) (NB: het bewijs wordt niet opgeslagen in de applicatie).
• in volgorde alle scholen van voorkeur;
• aanvullende opmerkingen die op het aanmeldformulier worden genoteerd;
• de adrescode (alleen op online aanmeldformulier). Deze geldt dan als ‘adresbewijs’.
De code is niet te herleiden tot een persoon, alleen tot een adres.

Als u weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet
nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om uw kind te kunnen
aanmelden bij een school in Apeldoorn.

Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind

Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid. Dit betekent dat wij niet
meer gegevens zullen verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als schoolbesturen
na te komen. Dit betekent ook dat wij de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan
wij in deze verklaring noemen.

Wij kunnen derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor
de eerder genoemde doeleinden. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid
van de gezamenlijke schoolbesturen. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin
o.a. is vastgelegd welke gegevens er worden verwerkt en hoe deze gegevens worden beveiligd (deze
overeenkomst heet een verwerkersovereenkomst). De schoolbesturen hebben voor de
webapplicatie Scholenring-Apeldoorn een verwerkersovereenkomst afgesloten met de verwerker
TransIP. Voor de verwerking van persoonsgegevens via de website www.basisscholenapeldoorn.nl
is er door de schoolbesturen een verwerkersovereenkomst afgesloten met Internetbureau Max.

Wij zullen de gegevens van uw kind nooit delen met commerciële derde partijen voor andere
doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
De persoonsgegevens worden gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de
gegevens, die deze ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de
gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die
wettelijk zijn geregeld en vastgesteld. De bewaartermijnen zijn voor schoolbesturen in beeld
gebracht en samenvattend zijn de volgende termijnen van toepassing: Het papieren
aanmeldformulier blijft bij de school van aanmelding en wordt vernietigd zodra de functie vervalt
(d.w.z. de hele doelgroep 4 jaar is). De persoonsgegevens blijven in de webapplicatie ScholenringApeldoorn beschikbaar totdat hiervoor de functie vervalt en deze worden jaarlijks eind decemberverwijderd zodra de instroom per 1 september van het huidige jaar is voltooid. Omdat het
verwijderen van de nachtelijke back-ups met een jaar vertraging gebeurt, zijn de kindgegevens pas
definitief niet meer beschikbaar als de gehele groep ruim 5 jaar is (en de oudsten onder hen ruim 6).
Om trends en ontwikkelingen in het toelatingsbeleid in een meerjarig perspectief te kunnen volgen
c.q. te analyseren blijven op bestuurs- en schoolniveau uitsluitend gegevens van algemene aard
beschikbaar die niet naar individuen te herleiden zijn.

Welke rechten hebben ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar

Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens van uw kind. Deze rechten
zijn in de wet vastgelegd. Ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit
betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die
wij van uw kind verwerken.
Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te
wissen uit de systemen van de schoolbesturen. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te
vullen of te verbeteren.

Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit
mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of
wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u
hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te
dragen.
De schoolbesturen maken gebruik van automatische besluitvorming om uw kind te kunnen plaatsen
bij een basisschool in Apeldoorn. Dit is noodzakelijk in het kader van een taak van algemeen belang
en voor het aangaan van een onderwijsovereenkomst.

Geautomatiseerde besluitvorming

Na de sluitingsdatum volgt de geautomatiseerde plaatsing van de aangemelde kinderen uit dezelfde
geboorteperiode. De plaatsing wordt uitgevoerd door een geautomatiseerd proces in de
webapplicatie Scholenring-Apeldoorn. Dit proces wordt uitgevoerd op grond van de voor elk kind
ingevoerde gegevens en er gelden duidelijke plaatsing- en voorrangsregels. Hierdoor wordt iedereen
in gelijke gevallen gelijk behandeld. Het toewijzen van een plaats aan alle aangemelde kinderen
verloopt in onderstaande volgorde:
Voor de school van de opgegeven 1ste voorkeur gaat dit als volgt:

1. Het kind heeft een oudere broer/zus op de school op het moment dat het 4 jaar wordt. (deze
   kinderen hebben een plaatsgarantie)
2. Het kind heeft de school als voorrangsschool.
3. Het kind heeft geen voorrang op deze school, maar woont in Apeldoorn.
   Daarna worden kinderen die niet op een school van de 1ste voorkeur terecht zijn gekomen, als volgt
   geplaatst:
4. Het kind heeft een voorrangsschool als 2de t/m 6de voorkeur en woont in Apeldoorn.
5. Het kind heeft een niet-voorrangsschool als 2de t/m 6de voorkeur en woont in Apeldoorn.
6. Het kind woont buiten Apeldoorn.
   Voor uitzonderlijke situaties is er een hardheidsclausule.
   Na het uitvoeren van de geautomatiseerde plaatsing volgt er ook een beoordeling door het
   schoolbestuur op grond van Wet op het primair onderwijs. Bij deze beoordeling kan onder meer
   mogelijk nog blijken dat de ouders de uitgangspunten van de school niet wensen te onderschrijven,
   of dat het kind specifieke zorg nodig heeft die de school niet bieden kan.
   Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd
   opheldering vragen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (zie de contactgegevens
   bovenaan deze toelichting). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat
   melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Aanpassen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd.